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WORD文件操作技巧大放送
发布日期:2011-01-24
    众所周知,制作编辑文档需要用到文字处理软件,而Word是目前风靡全球、最流行的文字处理软件。笔者以Word 2000为例将使用中积累的一些比较实用的技巧整理成文,奉献给大家。
    1.在Word中批量转换文档
  手头上有许多Word生成的DOC文件,想都转换成TXT文件去投稿,而苦于往返于“打开”、“另存为”之间。其实,在Word中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击“文件”→“新建”命令,打开“新建”文件对话框(注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键,这样Word会使用其默认模板建立一个新文件,而不会打开“新建”文件对话框),点击“其它文档”标签,并双击其中的“转换向导”项目(如果你的机器中没有安装此模板,系统会自动启动Office 2000的安装程序,并会提示你插入Office 2000光盘),再顺着向导一步一步操作。利用该向导既可以将Word 2000中所有支持的文件格式批量转换成Word 2000格式,也可以将Word 2000格式批量转换至Word 2000中所有支持的文件格式,包括RTF格式文件、WEB页文件、纯文本等。相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。
  2.快速还原图片文件
  利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品,但是有时往往出于特殊需要(如出版、发行等),要求把其中内嵌的图片还原出来。这时,我们固然可以使用Word 2000打开该文件,然后选中相应图像后复制,再启动画图程序进行粘贴,最后再存盘。这对于仅含有一两个图片的文件尚可,如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多,那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实,只要我们单击“文件”→“另存为Web页”命令,Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以原文档名加上“.files”为名的文件夹下(与在IE中保存的网页一样),非常方便。
  3.给Word文件减肥
  现在PC机上是Microsoft Windows的天下,软件也越做越大,连一些文字资料的文件也不例外。如我们在Word中打一点儿字,动不动就几十k字节,文件一多,给我们交流、使用都带来了不便(尤其是上网发附件)。其实,只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令,Word则会重新将信息进行整理存盘,这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话,可以打开Word,单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“保存”选项卡,在设置窗口中取消选择“快速保存”选项,以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘,实现“减肥”操作一劳永逸。另外,如果我们使用了Word的嵌入字体技术,则在选中“嵌入TrueType字体”后,还应选中“只嵌入所用字符”复选框,否则Word会把所用到的TrueType字体一同“打包”,使得文件增大。

(  责任编辑:老龄委)
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